Tratamiento fiscal de los viáticos y gastos de viaje, y sus obligaciones

Los viáticos y gastos de viaje en las empresas es un concepto al que debe prestarse especial atención, ya que requiere de controles internos especiales que aseguren no sólo el manejo adecuado del dinero, sino el cuidado del cumplimiento de los requisitos fiscales para la procedencia de su deducción.

¿Qué son viáticos y gastos de viaje?
Generalmente estos términos se utilizan de forma indistinta, y no parece haber de fondo una diferencia entre ambos términos; sin embargo, si se atiende a la definición que la Real Academia Española hace del término viático, señalando: “prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”, puede desprenderse que el viático es la cantidad que se entrega a alguien para hacer un viaje, dando la idea de ser previo al viaje. Esto puede llevar a concluir que el viático son las cantidades entregadas previas al viaje, y los gastos de viaje son pagos que se hacen durante el viaje.

Para efectos fiscales la distinción no es trascendente, pues ambos conceptos son tratan igual.

Requisitos de deducción
La Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), en su artículo 28 establece los supuestos en que los viáticos o gastos de viaje no son deducibles, por lo que de ahí puede desprenderse que los requisitos para su deducción son:

• Destino: Deben destinarse a
  • Hospedaje
  • Alimentación
  • Transporte
  • Uso o goce temporal de automóviles
  • Pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático
  • Debe efectuarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente
• Relación laboral: Además de ese requisito, las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente como personal subordinado; es decir, como empleado.
• Documentación comprobatoria: Estos gastos deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
• Límites: Además de reunir dichos requisitos, los gastos no pueden exceder de las cifras que a continuación se indican:

En caso de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones, llevados a cabo en territorio nacional o extranjero, es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente desglose el importe correspondiente a tales erogaciones. Por ejemplo: Si el costo de una convención que incluye el pase al evento, la alimentación y hospedaje, es de $3,000 MXN, el comprobante fiscal debe precisar la contribución de cada rubro anteriormente mencionado para totalizar dicha cantidad. De no realizarse esta aclaración, el monto de dicha cuota solo será deducible hasta por una cantidad de $750.

Exención para los trabajadores
En cuanto a los montos que un trabajador percibe por concepto de viáticos, el Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR señala que la persona física subordinada goza de una exención del ISR por los viáticos recibidos, siempre y cuando estos sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe lo anterior con los comprobantes fiscales correspondientes.

Para estos efectos, los trabajadores podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en este artículo. Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley. Esto no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.

En la declaración anual los contribuyentes que en el ejercicio que se declara hayan obtenido ingresos totales, incluyendo los exentos y por los que se pagó el impuesto definitivo, superiores a $500,000 deberán declarar la totalidad de sus ingresos, incluidos viáticos, enajenación de casa habitación y herencias o legados; sin embargo, de acuerdo con el Artículo 263 del Reglamento de la Ley del ISR, no se tendrá la obligación de informar los viáticos cuyo monto no exceda de $500,000, y la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrón por concepto de la prestación de un servicio personal subordinado, debiendo considerar inclusive el monto erogado por los boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrón.

Obligación de entrega constancia
De acuerdo con el artículo 99, fracción VI de la Ley del ISR, es obligación del patrón proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó la exención prevista en el Artículo 93, fracción XVII, de la presente ley.

A partir del ejercicio 2018 no existe una constancia de viáticos como tal. En su lugar la Regla Miscelánea 2020 2.7.5.3., señala que el patrón tiene la posibilidad de expedir un CFDI de nómina que incluya las erogaciones por viáticos que, en su momento, se entregaron al trabajador. Esto se considerará como constancia de viáticos entregados.

El patrón que no haya incluido los viáticos en los CFDI de nómina correspondientes debe expedir, antes de finalizar el ejercicio, un CFDI de nómina por cada uno de los meses en que se pagaron estos conceptos, procurando que queden timbrados dentro del ejercicio.

La autoridad fiscal, a través de diversos foros, ha expresado que no debe hacerse un CFDI de nómina que englobe los viáticos del año, puesto que la disposición establece que los CFDI donde consten los viáticos se debieron expedir en tiempo y forma, por lo que, por lo menos, deben constar de forma mensual. No existe un fundamento legal que precise este criterio de la autoridad, pero es conveniente conocer su postura al respecto.

Se ha presentado una confusión respecto a cuál es el comprobante apropiado para sustentar la deducibilidad de los viáticos. Antes de proseguir, se reitera que el único comprobante autorizado para demostrar este gasto es el CFDI de nómina. No obstante, debido a la falta de aclaraciones por parte de la autoridad, se ha presentado que los contribuyentes buscan registrar este gasto a través de un complemento de retenciones y pagos, lo cual es inconcebible desde el momento en que no existe ninguna clave correspondiente ni a salarios ni a viáticos.

Comentarios finales
Los viáticos y gastos de viaje son conceptos que, como se señaló al inicio de este escrito, deben tener controles específicos que aseguren el uso adecuado de los recursos, y además el cumplimiento correcto de las formalidades para su deducción, así como para la exención del ingreso para el trabajador.

Es conveniente que periódicamente se revisen estas políticas y se adecúen a las necesidades de la empresa y a las prácticas que se adecuen a la práctica.

El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto Despacho Caballero y Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.