¡No olvide celebrar la asamblea anual!

Respuesta a las dudas más frecuentes sobre la aprobación anual de estados financieros

La asamblea anual es una obligación para la sociedad anónima, ya que tiene como objetivo que el encargado de la administración le dé a conocer a los socios un panorama real de la situación financiera y operativa de la empresa.

A continuación se resuelven las dudas más frecuentes sobre las formalidades a seguir para llevar a cabo esta reunión.

Asamblea

¿Qué tipo de asamblea deberá celebrarse?

Para la aprobación de la información financiera, los accionistas tendrán que reunirse en asamblea ordinaria; no obstante, si además discutirán otros asuntos relacionados con la modificación de la escritura constitutiva, podrán celebrar una asamblea mixta (arts. 181 y 182, Ley General de Sociedades Mercantiles —LGSM—).

¿Con qué periodicidad deberán aprobarse los estados financieros? 

Todo dependerá de la figura societaria; por ejemplo, en la sociedad anónima (SA) deberá ser dentro de los cuatro meses que siguen a la clausura del ejercicio social (enero a abril), y en las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) la cuenta de administración se rinde semestralmente (arts. 46 y 83, LGSM).

¿Es posible celebrar la asamblea anual sin una convocatoria previa?

Es necesaria la publicación de una convocatoria para que la asamblea sea válida, excepto en la SA, cuando en el momento de la votación esté representada la totalidad de las acciones (art. 188, LGSM)

¿Quiénes son los responsables de realizar la convocatoria?

Los responsables de esta tarea son el administrador único, los miembros del consejo de administración, y ante su ausencia, el comisario u órgano de vigilancia (arts. 155, 166 y 183, LGSM).

¿Qué requisitos deberá cubrir la convocatoria?

• Denominación o razón social
• hora, fecha y lugar de celebración
• naturaleza de la reunión (ordinaria, extraordinaria o mixta)
• orden del día indicando, entre otros los siguientes asuntos:
  • aprobación o modificación del informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y toma de las medidas que se juzguen oportunas
  • nombramiento o revocación del administrador o consejo de administración y de los comisarios, y
  • determinación de los emolumentos cuando no hayan sido fijados en los estatutos
• aviso de la disposición del informe en el domicilio social, y
• firma de quien la haga

¿En qué tiempo y por qué medio deberá darse a conocer la convocatoria?

Deberá publicarse con la anticipación que fijen los estatutos, pero ante la falta de señalamiento expreso, se observarán los siguientes términos (arts. 81, 186 y 268, LGSM):

• ocho días para la SRL
• 15 días para la SA, y
• cinco días hábiles tratándose de una SAS

Conforme al artículo 84 del Código de Comercio (CCom), el plazo se computará en días naturales, salvo en la sociedad por acciones simplificadas (SAS), cuyo plazo se contará en días hábiles. Además, para el conteo no deberá considerarse el día de la publicación, ni el de la celebración de la reunión.

Ahora bien, respecto del medio, en la SA se tiene que publicitar a través del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles de la Secretaría de Economía, con independencia de que se publique adicionalmente en otro medio de difusión. 

Por su parte, la SRL, la da conocer por medio de cartas certificadas dirigidas a cada socio con acuse de recibo (arts. 81 y 186, LGSM).

¿En qué lugar deberán reunirse los socios para la asamblea?

En el domicilio social, entendiéndose por este al territorio municipal donde la entidad tenga su residencia.

¿Quién deberá de presidir la asamblea? 

Será presidida por el administrador o por el consejo de administración, y el comisario estará obligado a acudir siempre a las reuniones, teniendo voz, pero no voto (arts. 80, 166, fracc. VIII y 193, LGSM).

¿Cuál es el quórum requerido para la instalación de la asamblea?

Al ser una asamblea ordinaria, para que se considere legalmente reunida, deberá comparecer al menos la mitad del capital social (50 %) y para que las resoluciones tengan efectos tendrán que ser tomadas por la mayoría de los votos presentes (arts. 189, 191 y 195, LGSM).

Si por cualquier causa la asamblea no lograra efectuarse en el día estipulado, se tendrá que emitir una segunda convocatoria con la expresión de que la primera no se celebró, debiendo reunir todas las formalidades anteriormente indicadas (art. 191, LGSM).

En la SRL, las decisiones se tomarán por la mayoría de votos de los socios que representen la mitad del capital social, salvo que los estatutos dispongan de una mayoría elevada. Si el porcentaje no se reuniera, se podrá convocar a una segunda asamblea y la decisión será tomada por la mayoría de votos de la porción del capital que se encuentre presente (art. 70, LGSM).

Aunque no es obligatorio, se recomienda que el escrutinio sea practicado por el secretario de la asamblea o por alguna persona designada como escrutador, y se haga constar en una lista de asistencia firmada por los accionistas presentes, con base en la exhibición de las acciones.

¿Los socios podrán participar en la asamblea por medio de un representante?

Sí, podrán hacerse representar a través de otra persona, sin importar si es accionista o un extraño a la entidad, siempre que no sean los administradores o comisarios. Esta representación comprenderá la totalidad de las participaciones de que sea titular el socio y se confiere por escrito, observando los requisitos que indique el contrato social (art. 192,  LGSM).

Estados financieros

¿Qué informes deberán aprobar los accionistas?

El administrador deberá preparar y presentar anualmente a la asamblea un informe que contenga (art. 172, LGSM):

• noticia sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes al momento
• la declaración y explicación de las políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera
• un estado que muestre: la situación financiera de la entidad a la fecha de cierre del ejercicio, los resultados, los cambios en la situación financiera y las modificaciones de las partidas que integran el patrimonio social, y
• las notas que sean necesarias para completar o aclarar toda información que suministren los estados anteriores

Por otra parte, al informe que presente el administrador deberá agregarse un dictamen que emita el comisario que contenga su opinión sobre (art. 166, fracc. IV, LGSM):

• si las políticas y criterios contables y de información seguidos por los administradores son adecuados y suficientes
• si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada, y
• si la información entregada por los administradores, refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad en el ejercicio

¿El administrador podrá votar para aprobar su informe?

No, dentro de este conteo no se computan los votos de los administradores (en caso de que también sean accionistas), porque estos funcionarios y los comisarios tienen prohibido participar en los asuntos relativos a la aprobación de sus informes, por el conflicto de intereses que existe.

De no atender esta prohibición la resolución será nula, siempre que sin el voto de dicho administrador o comisario no se hubiera logrado la mayoría requerida (art. 197, LGSM).

¿Los accionistas podrán impugnar la aprobación de los estados financieros?

Sí, cuando las resoluciones sean contrarias a la ley o se opongan a los estatutos serán nulas. En este sentido, los acuerdos de la asamblea podrán impugnarse judicialmente, si lo solicitan los accionistas que representen el 25 % del capital y se cumplan las siguientes exigencias (art. 201, LGSM):

• la demanda se presente dentro de los 15 días siguientes a la fecha de clausura de la asamblea
• los reclamantes no concurran a la asamblea o voten en contra, y
• se señale la cláusula del contrato social o el precepto legal infringido, así como el concepto de violación

Distribución de utilidades

¿Qué aspectos deberán respetarse antes de repartir utilidades?

Si se obtuvieron utilidades los accionistas tendrán derecho a determinar qué aplicación les darán, ya sea que decidan que se les distribuyan como dividendos o se formen reservas voluntarias; no obstante, la asignación está subordinada a la observancia de las siguientes condiciones (arts. 18, 19, 20 y 113, LGSM):

• que las ganancias estén reflejadas en los estados financieros aprobados
• si existen pérdidas de capital de ejercicios anteriores, primero dicho capital debe ser reintegrado o reducido, o bien, sean absorbidas mediante la aplicación a otras partidas del patrimonio
• esté constituido el fondo de reserva, separándose como mínimo el cinco por ciento de las utilidades, hasta que llegue a la quinta parte del capital, y
• se pague el dividendo preferente de cinco por ciento a las acciones de voto limitado

Comentarios finales

Si el administrador no rinde cuentas anualmente, los accionistas podrán ejercitar las acciones legales necesarias para fincarle responsabilidad al mismo.

El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto Despacho Caballero y Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.