¿Cómo y en qué medios debe conservarse los documentos que integran la contabilidad?
El Artículo 34 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece algunas obligaciones para la conservación de la contabilidad y documentos electrónicos. Al respecto indica:
(…) el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.
Como puede observarse, la última frase de este párrafo, que es el primero del Artículo, señala que “deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos”. No se entiende qué o quién es que debe cumplir con esta obligación, ya que el sujeto de la oración en este párrafo es “el contribuyente”, pero como posteriormente se hace referencia al sistema electrónico de contabilidad, no es claro si el que debe cumplir con las normas oficiales es el sistema de contabilidad o es el contribuyente.
La lógica debe llevar a pensar que es el contribuyente el que debe cumplir con este requisito, pues el sistema de contabilidad es sólo eso, de contabilidad, no es un almacén de documentos digitales, aunque sin duda existe software que tiene la capacidad para desempeñar esta función, pero en términos generales, sería el contribuyente quien debiera cumplir con esta obligación.
Ahora bien, las normas oficiales mexicanas relativas a la generación y conservación de documentos electrónicos es la NOM-151-SCFI-2016, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2017, la cual contiene una serie de requisitos de complejo cumplimiento, pues se requiere de un prestador de servicios de certificación, el cual estaría verificando la autenticidad de cada documento, mediante la generación de una constancia que verifica firmas digitales y el contenido de los documentos.
No obstante lo anterior, aun cuando parece que esta obligación pesa sobre todos los contribuyentes, el último párrafo del Artículo 34 del RCFF, referido anteriormente, señala que “Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria”.
Al respecto, la Regla Miscelánea 2.8.1.4. establece que los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:
I. Usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25′ ó 12′, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar la información.
Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave en el RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación. Los documentos deberán ser grabados sin edición alguna y en forma íntegra, mediante un digitalizador de imágenes que cubra las dimensiones del documento más grande, con una resolución mínima de 100 puntos por pulgada.
II. Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática.
La consulta de documentos grabados en los dispositivos mencionados, deberá ser tanto por los expedidos como por los recibidos, clasificados conforme se establece en el artículo 52 del Reglamento del CFF.
El último documento grabado en el dispositivo, deberá contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes.
III. Tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia o anotando en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso.
Cuando se trate de documentos que contengan varias fojas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la primera de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que consta.
Por tanto, si bien no es necesario aplicar lo dispuesto por la NOM-151, deberá cumplirse con lo dispuesto en esta regla citada, lo que implica establecer políticas de control y de proceso para que periódicamente se guarde la información en apego a estos lineamientos.
Adicional al tema fiscal, cabe recordar que el 7 de abril de 2016 se publica en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Código de Comercio y del Código Penal Federal, a través del cual se establecen nuevas reglas en materia de Contabilidad Electrónica.
A través de esta reforma se permite a los comerciantes conservar su documentación contable en medios electrónicos, siempre que se cumplan con los lineamientos técnicos que se establecerán posteriormente a través de una Norma Oficial Mexicana.
Lo anterior implica que las empresas podrán destruir sus archivos físicos siempre que estos se digitalicen y se archiven con los lineamientos aplicables, que serán dados a conocer a más tardar el 3 de abril de 2017.
El Artículo 34 del Código de Comercio ahora indica que los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, siempre que se apeguen a la norma oficial mexicana (NOM) sobre digitalización y conservación de mensajes de datos.
Por tanto, las empresas que deseen adoptar la NOM correspondiente, pueden aprovechar para cumplir tanto con la obligación fiscal como con la alternativa mercantil para llevar sus registros en medios electrónicos.
Fuente: Fiscalia. (2020). Medios para conservar la contabilidad. Septiembre 28, 2020, de FISCALIA Sitio web: https://www.fiscalia.com/
