Cómo cumplir con las obligaciones afiliatorias ante el IMSS

Es importante para los patrones conocer cuáles son sus cargas afiliatorias ante el IMSS y cómo observarlas cabalmente.

Una de las obligaciones primordiales de los patrones, es registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Seguro Social, comunicar las modificaciones de su salario y sus bajas, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles. 

Por la importancia de estas exigencias, a continuación, se desarrollan los aspectos que deben observar los sujetos obligados, los medios con qué cuentan para acatarlas, y si es o no posible rectificar estos movimientos, y como complemento se incluye un caso práctico en el que se detallan los pasos a seguir para efectuar  la presentación de los diversos tipos de movimientos afiliatorios de los trabajadores y cómo revisar la confirmación de los que se operaron con éxito. 

Origen del aseguramiento al IMSS

Cuando una persona, ya sea física o moral, recibe de una o más personas físicas, un servicio personal y subordinado, tiene el deber de registrarse ante el Seguro Social como patrón, así como afiliar a sus trabajadores a dicho organismo (arts. 15, fracc. I, LSS; 12, fracc. I y 45, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–). 

La afiliación de los trabajadores tiene como propósito que gocen de las prestaciones en especie y en dinero que otorga el IMSS en cada uno de los seguros que integran el Régimen Obligatorio del Seguro Social; por ejemplo, atención médica, medicamentos, aparatos de prótesis, hospitalización, pago de subsidios y pensiones, entre otras (arts. 7o. y 11, LSS). 

Presentación de movimientos afiliatorios

Algunos de los aspectos que debe observar todo patrón respecto a sus deberes afiliatorios son los siguientes. 

Afiliación

El patrón debe inscribir a sus trabajadores ante el IMSS dentro de un término no mayor a cinco días hábiles de que inicie la relación laboral o puede hacerlo el día hábil anterior a este evento; en este caso, el reconocimiento de derechos o semanas para determinar el otorgamiento de las prestaciones en dinero y en especie se contabilizan a partir de la fecha de que empiece el vínculo laboral (arts. 15, fracc. I, LSS y 45, RACERF). 

El salario base de cotización (SBC) a considerar por los patrones al momento de llenar este aviso es el vigente en la contratación. Si se trata de un salario:

·        fijo, se debe tomar el salario diario pactado en el contrato laboral más el factor de integración correspondiente (si se otorgan prestaciones legales es 1.0452). La cuota diaria se determina de acuerdo con lo siguiente, si pactó el salario de manera mensual, se divide entre 30 días; si es quincenal, entre 15; y si es semanal, entre siete (arts. 29, fracc. II y 30, fracc. I, LSS, o

·        variable, se debe plasmar el salario probable correspondiente (art. 30, fracc. II, LSS) 

Modificaciones salariales

Si durante el transcurro de la relación laboral a algún trabajador se le incrementa su salario o percibe ingresos de naturaleza variable, tales como bonos de productividad, comisiones, horas extra, etc., su empleador debe calcular y comunicar al Seguro Social el SBC correspondiente, atendiendo a las siguientes reglas, las cuales están previstas en los numerales 30 y 34 de la LSS y 53 del RACERF. 

Asimismo, es menester recordar que según el numeral 54 del RACERF, las modificaciones descendentes del salario de los trabajadores, presentadas fuera de los plazos indicados, surten efectos a partir de la fecha de recepción de los avisos por el Instituto. 

Bajas

Cuando se termina la relación laboral con algún trabajador, ya sea por renuncia; despido injustificado o justificado; muerte o porque el Seguro Social emite un dictamen de incapacidad permanente parcial o total, o uno de invalidez, el patrón debe comunicar al IMSS el aviso de baja respectivo en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir del día siguiente de la fecha en que se dé el supuesto respectivo (arts. 15, fracc. I, LSS y 57, primer párrafo, RACERF).

Cuando se presenta el aviso dentro del término legal, este surte sus efectos a partir de la fecha señalada por el patrón, teniéndose como cotizado el día señalado como fecha de la baja.

De lo contrario, surte sus efectos el día siguiente al de su recepción por el Instituto, salvo que este organismo hubiese emitido al trabajador de que se trate, un dictamen de incapacidad (parcial o total) derivada de un riesgo de trabajo o por invalidez (temporal o definitiva), en cuyo caso la baja surte sus efectos a partir de la fecha que en el mismo se señale (art. 57, RACERF).

También se debe considerar que en términos de los dispositivos 21 de la LSS; 58, 59 y 60 del RACERF, los supuestos en que no procede el aviso de baja son, durante:

·        el estado de huelga

·        un concurso mercantil, y

·        el periodo en que un trabajador se encuentre incapacitado temporalmente para el trabajo 

Medios para cumplir estas cargas

A pesar de que el numeral 46 del RACERF señala que, si los patrones presentan en una sola exhibición hasta cuatro movimientos afiliatorios de sus trabajadores, lo pueden hacer por medios impresos, lo cierto es que esta regla es letra muerta, desde hace muchos años, pues el Instituto solo acepta que lo hagan por vía electrónica. 

IMSS Desde su Empresa (IDSE)

Esta plataforma permite a los patrones agilizar el proceso de comunicación de avisos al Instituto, pues todo se lleva a cabo en línea mediante el empleo de la firma digital del patrón o su representante legal y el certificado digital correspondiente. 

En el IDSE, el empleador debe capturar los siguientes datos: su número de registro patronal, el tipo de movimiento a comunicar (alta, modificación salarial o baja); y de cada colaborador: Número de Seguridad Social con dígito verificador, nombre completo, Clave Única de Registro de Población (CURP), Unidad de Medicina Familiar (UMF), SBC, entre otros; o si prefiere la comunicación masiva de avisos afiliatorios, puede cargar el archivo con los movimientos aplicables, previamente generado con la aplicación de DISPMAG. 

Una vez que se realizó el envío de los movimientos, el sujeto  obligado debe cerciorarse de que sean procesados (operados) por el IMSS, para que se tengan por presentados y evitar las sanciones respectivas por su omisión. 

Rectificación de movimientos afiliatorios

Si el patrón o el representante legal detecta que los movimientos enviados fueron rechazados por el IMSS, debe identificar el error de que se trate, y a la brevedad, subsanarlo. 

Se cuenta con dos opciones, la primera es la prevista en el numeral 6o. penúltimo y último párrafos del RACERF, la cual consiste en efectuar el movimiento correcto dentro de los tres días hábiles de realizado el movimiento erróneo, y después verificar que el nuevo  movimiento haya “planchado” el primero. 

Si se planchó, ya no existe problema, pues el segundo movimiento es el que procesó el Instituto; y por ende, es el que considerará en el cálculo de cuotas obrero-patronales del periodo de que se trate. 

En caso de que no se haya “planchado” el movimiento; es decir, que el Instituto no lo tomó en cuenta o no lo procesó, o si se detectó el aviso erróneo después del tercer día de comunicación al IMSS, lo procedente es solicitar por escrito a este Instituto la rectificación de datos proporcionados respecto de la fecha de ingreso al trabajo o del salario del trabajador, comprobando fehacientemente la procedencia de su petición con la información y documentación requerida para tal efecto (art. 50, RACERF). 

Para solicitar la rectificación, debe presentarse un escrito libre en las oficinas de Afiliación-Vigencia de la Subdelegación que corresponda al domicilio de su registro patronal. Dicho documento debe  contener, por lo menos, lo siguiente:

·        nombre, denominación o razón social del patrón, y en su caso de su representante legal

·        número de registro patronal

·        domicilio para recibir notificaciones

·        ubicación del centro de trabajo

·        lugar y fecha en que se realiza la solicitud

·        motivo de petición; esto es, especificar claramente lo que se desea rectificar los movimientos afiliatorios sobre reingresos, modificaciones salariales o bajas, y
firma del patrón o su representante legal acreditado ante el IMSS 

Igualmente, debe adjuntarse una identificación oficial del patrón o su representante legal, y en su caso, el testimonio notarial en donde se acredite tal carácter; además, de la documentación que avale la petición –las nóminas y los recibos de nómina en donde aparezca el trabajador sujeto a aclaración; el contrato individual de trabajo; entre otros–, y en su caso, el pago de las cuotas obrero-patronales respectivas. 

También deben anexarse los formatos correspondientes a los reingresos (Afil-02), modificaciones salariales (Afil-03) con los datos correctos, en este punto cabe mencionar que algunas Subdelegaciones del IMSS solo exigen estos formatos sin el escrito libre. 

Tratándose de avisos de baja, es preciso considerar que hasta en tanto el patrón no presente al Seguro Social el aviso respectivo, subsiste el deber de cubrir las cuotas obrero-patronales relativas; sin embargo, si se comprueba que dicho colaborador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso la presentación de la baja, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso, a partir de la fecha de la nueva alta (art. 37, LSS). 

Caso práctico

Enseguida se da a conocer cómo se realiza cada uno de los movimientos de afiliación en IDSE. Para ello, es necesario que el patrón cuente con su firma digital, certificado digital, usuario y contraseña. 

Reingreso de trabajador

1. Ingresar a https://idse.imss.gob.mx/imss/, “subir” su Certificado digital e indicar el Usuario y Contraseña respectivos y pulsar Iniciar sesión

 .  (Foto: IDC)

  2. Una vez dentro, ubicar el apartado Movimientos Afiliatorios y dar clic en Captura y envía tus movimientos aquí

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3. Seleccionar en Tipo de movimiento, la opción de Reingreso y capturar los datos del colaborador tales como: Número de Seguridad Social con dígito verificador, nombre completo, CURP, UMF, tipo de trabajador, monto y tipo del SBC, jornada laboral y la fecha de movimiento (inicio de labores), para continuar dar clic en Agregar

 .  (Foto: IDC)

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4. Marcar el rubro ID verificando que los datos que son visibles sean correctos y pulsar Enviar 

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5. Debe cargar nuevamente su Certificado Digital y la Contraseña, y oprimir el botón Firmar

 .  (Foto: IDC)

6. Se sugiere guardar el archivo del acuse de recibo dando clic en Descargar recibo

 .  (Foto: IDC)

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Modificación salarial del colaborador

1. Repetir los pasos señalados en los numerales uno y dos del apartado Reingreso de trabajador anterior, en Tipo de movimiento indicar Modificación e igualmente que en el ejercicio anterior ingresar los datos del subordinado, el nuevo SBC, la fecha en que surte efectos tal cambio y pulsar Agregar

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  2. Llevar a cabo los pasos del cuatro al seis del apartado denominado Reingreso de trabajador ya detallado

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  Baja del empleado

1. Efectuar los pasos uno y dos del apartado denominado Reingreso de trabajador, escoger en Tipo de movimiento el rubro Baja, indicar los datos del asegurado, seleccionar la causal de la baja, la fecha en que surtirá efectos el aviso ante el IMSS y pulsar Agregar

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  2. Seguir con los acciones indicadas en los numerales del cuatro al seis del procedimiento descrito en el apartado Reingreso de trabajador

  Verificación de movimientos afiliatorios

1. Ingresar a https://idse.imss.gob.mx/imss/, preferentemente de 12 a 24 horas posteriores al envío de los movimientos afiliatorios y “subir” su Certificado digital e indicar el Usuario y Contraseña respectivos, y pulsar Iniciar sesión; enseguida localizar el apartado Resultado de últimos Movimientos Afiliatorios y oprimir Consulta todos los resultados aquí

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  2. Revisar en el rubro Lotes procesados que los avisos se hubiesen aceptado dando clic en Consultar, el sistema “arrojará” los movimientos recibidos, operados y errores que hubiese detectado el Seguro Social

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3. Finalmente en Relación de movimientos operados dar clic en Guardar archivo para tener el detalle de movimientos respectivo, posteriormente se debe oprimir el botón Salir

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Conclusión

Todo patrón debe estar consciente de la importancia de cumplir en tiempo y forma con las cargas previstas por la LSS y sus reglamentos para evitar que el Instituto le determine un crédito fiscal a su cargo por concepto de cuotas obrero-patronales, diferencias, actualizaciones y recargos, capitales constitutivos, e incluso multas (art. 297, LSS).

Además de que si se acatan estas cargas el colaborador no se verá afectado en cuanto a las prestaciones económicas a que tiene derecho.

Por otra parte, si el patrón es omiso o notifica datos erróneos, IMSS está obligado a brindar las prerrogativas a que tenga derecho el asegurado, y posteriormente, fincar los créditos fiscales correspondientes al patrón.

Asimismo conforme a los artículos 304-A, fracciones II y III y el 304-B, fracciones II y V de la LSS no inscribir a los trabajadores ante el Instituto o hacerlo en forma extemporánea puede acarrearles la imposición de una multa que va de 20 a 350 veces la Unidad de Medida y Actualización —UMA—, actualmente de 1,737.60 a 30,408.00 pesos.

Abstenerse de comunicar las modificaciones a su SBC, es sancionable con una multa de 20 a 125 veces la UMA, es decir, de 1,737.60 a 10,860.00 pesos.

Finalmente aunque no existe multa por no llevar a cabo la baja de un colaborador, la consecuencia de no efectuarlo es la afectación de las finanzas de la empresa, porque mientras no se realice ese movimiento afiliatorio, subsiste la obligación de cubrir las cuotas obrero-patronales (arts. 37, LSS).

Fuente: IDC. (2020). Cómo cumplir con las obligaciones afiliatorias ante el IMSS. Abril 27, 2020, de IDC Online Sitio web: https://idconline.mx/